un embudo que se mueve solo, no un tablero que alguien tiene que ordenar.
heysteff es la plataforma de IA para atención al cliente y ventas por WhatsApp, Instagram, Messenger, Gmail y Shopify; Steff es el agente de IA que la opera. Un embudo visual sirve mientras alguien lo mantenga al día, y eso es justo lo que deja de pasar en una semana ocupada: las tarjetas se quedan donde estaban y el tablero pasa a describir el pasado. En heysteff las conversaciones cambian de columna solas, con lo que realmente ocurrió en el negocio.
Un embudo por proceso, no uno solo para todo
Vender, cobrar y atender la postventa son procesos distintos, con etapas distintas, y meterlos en un mismo tablero obliga a inventar columnas que no significan lo mismo para nadie. heysteff permite varios embudos por workspace, cada uno con sus propias columnas: uno de ventas, uno de cobranza, uno de postventa, los que tu operación necesite.
Una conversación vive en una sola columna a la vez, y la columna ya dice a qué embudo pertenece. Eso evita el problema clásico de los tableros duplicados, donde la misma conversación aparece en dos lugares con estados que se contradicen y nadie sabe cuál es el vigente.
Las tarjetas se mueven con lo que pasa, no con lo que alguien recuerda arrastrar
Cada columna puede quedar suscrita a un evento del negocio. Cuando ese evento ocurre, la conversación se mueve sola a esa columna: el cliente agendó una cita, el pago se acreditó, el carrito se recuperó, la conversación se escaló a una persona, el lead quedó calificado o descalificado, el flujo terminó o se abandonó sin respuesta.
Una columna además puede pausar al agente de IA al recibir una conversación —útil cuando la etapa significa "esto lo toma una persona"— o cerrar la conversación al entrar, para las etapas terminales. Así el tablero no es solo una vista: es donde se declara qué debe pasar en cada etapa.
SLA por etapa: la tarjeta avisa antes de que el cliente se enfríe
Cada columna puede llevar su propio límite de tiempo sin seguimiento. Si una conversación lleva más de ese plazo en la etapa sin que nadie del negocio le escriba, la tarjeta se marca en el tablero. No es lo mismo un plazo para "esperando respuesta" que para "cotización enviada", así que el límite se define por columna y no uno global para todo.
El reloj arranca cuando la conversación entra a su columna actual, no desde que existe el contacto. Ese detalle es lo que evita el falso positivo más molesto de este tipo de tableros: arrastrar una conversación vieja a una etapa nueva y verla aparecer vencida en el mismo instante, cuando en realidad recién empieza esa etapa.
El canal no parte tu embudo en pedazos
Un cliente escribe por WhatsApp, responde un correo y después comenta por Instagram. Si el tablero se organiza por canal, esa persona termina como tres tarjetas distintas y el embudo deja de contar una historia. En heysteff el embudo se organiza por proceso y el canal queda como filtro transversal: puedes ver solo lo que entra por WhatsApp cuando lo necesitas, sin que eso divida el embudo.
De forma opcional, un embudo puede declarar por qué canales entran conversaciones nuevas. Es una regla de entrada, no una partición: una vez adentro, la conversación sigue su proceso sin importar por dónde siga hablando el cliente.
Se configura desde la app o conversando con tu propia IA
Los embudos, sus columnas, el orden y los eventos de cada una se editan desde el panel. También se pueden crear y reordenar desde Claude o ChatGPT a través del servidor MCP de heysteff, describiendo en lenguaje natural el proceso que quieres montar en vez de armarlo clic por clic.
El embudo se conecta con el resto: la calificación de leads mueve la tarjeta al quedar calificado o descalificado, el agendamiento de citas la mueve al reservar, y los flujos de automatización pueden disparar el evento que corresponda en el punto exacto del proceso.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia de un CRM tradicional?
Un CRM tradicional guarda fichas y espera que alguien registre lo que pasó. Aquí la unidad es la conversación real con el cliente, y el estado lo cambian los hechos del negocio —un pago acreditado, una cita reservada, un carrito recuperado— en vez de depender de que alguien actualice el registro después. Si tu equipo ya vive en WhatsApp, esa diferencia es la que decide si el tablero refleja la realidad o queda obsoleto.
¿Puedo tener más de un embudo al mismo tiempo?
Sí. Puedes tener embudos separados para ventas, cobranza y postventa, cada uno con sus propias columnas y reglas. Una conversación está en una sola columna a la vez, así que no existe el estado contradictorio de aparecer en dos tableros con etapas distintas.
¿Qué pasa si arrastro una conversación a mano?
Funciona igual que siempre: puedes mover cualquier tarjeta manualmente cuando el criterio lo pone una persona. El movimiento automático cubre lo repetitivo y verificable; lo que requiere juicio lo sigue decidiendo tu equipo. Al mover la tarjeta, el reloj del SLA de la etapa nueva arranca en ese momento.
◆ siguiente paso
Arma tu embudo una vez y deja que las conversaciones se muevan solas con lo que pasa en tu negocio.
También te puede servir: calificación de leads, agendamiento de citas, flujos de automatización, modo copiloto y automatización de ventas con IA.