reservas por fecha de evento, cotizadas y apartadas por WhatsApp.
Reservas es el módulo de heysteff para negocios que arriendan unidades por fecha de evento: cabinas de fotos, salones, kayaks, vans o equipos de sonido. El agente de IA revisa disponibilidad, cotiza con tus precios y aparta la fecha por WhatsApp; tu equipo confirma al recibir el abono. Viene desde el plan Pro, a 299 USD/mes.
Para qué negocios es (y por qué no basta un calendario de citas)
El agendamiento de citas sirve para horas cortas: una consulta, una demo, una visita. Un negocio que arrienda unidades necesita otra cosa: saber qué unidad atiende cada evento, bloquear el montaje y el traslado entre dos eventos de la misma unidad, guardar precio, cotización y pagos, y cobrar distinto según la temporada. Reservas resuelve eso y convive con el agendamiento en el mismo espacio de trabajo.
Inventario, franjas y tiempos de montaje
Configuras tipos de unidad («Cabina blanca», «Cabina premium») y sus unidades, que pueden quedar en mantención. Defines franjas como «Día» y «Noche» (una franja puede cruzar la medianoche), los minutos de montaje y desmontaje, y el traslado, que se bloquea antes del evento. Si quieres, agregas un tope diario de eventos además de la capacidad física.
La unidad se asigna sola (la primera libre del tipo) o a mano, y se puede reasignar arrastrando.
Precios por temporada, packs y adicionales
Vendes packs de precio fijo y adicionales (por ejemplo, «Hora adicional» por cantidad). Los precios viven en temporadas, y cada fecha toma una temporada por regla: primero una fecha puntual (un feriado), después días de la semana, después un rango de fechas y, si nada calza, la temporada base. Un tipo de unidad puede costar más en cada temporada, y un lugar puede sumar una línea de traslado según el lugar o la comuna. Un simulador te muestra la temporada y el precio de cualquier fecha.
Si un producto no tiene precio en la temporada ni en la base, la cotización no se crea: heysteff nunca inventa un precio.
Qué hace el agente y qué hace tu equipo
| Paso | Agente de IA | Tu equipo |
|---|---|---|
| Disponibilidad | Responde si hay o no hay y propone fechas cercanas. Nunca revela cuántas unidades quedan. | Ve la ocupación por día, franja y unidad en el calendario. |
| Cotización | Elige franja, pack y adicionales por nombre; el monto y el texto los arma el sistema con tus precios. | Decide el modo: envío automático, revisión antes de enviar (por defecto) o cotización manual. |
| Apartar la fecha | Solo si lo activas y después de una cotización enviada. Dura 48 horas por defecto. | Puede extender el apartado desde la ficha. |
| Recordatorio y liberación | Se envía un recordatorio antes de que venza (60 minutos por defecto) y, si no hay abono, la fecha se libera sola. | Recibe un aviso si el apartado no se puede liberar o avisar. |
| Confirmación | Nunca confirma ni da descuentos. | Confirma al recibir el abono e indica el monto real pagado. |
| Resumen al cliente | Si lo activas, al confirmar le llega un resumen con fecha, horario, lugar, pack, total, abono y saldo. | Edita el texto del resumen. |
Cotizar y apartar sin que el agente toque un monto
El modelo de IA nunca ve ni escribe un precio: el agente pasa fecha, franja, pack y adicionales, y el código calcula el total. La cotización sale como mensaje aparte; en Instagram se parte según el largo del canal y en Gmail sale en el mismo hilo. Con WhatsApp por la API oficial, el recordatorio de un apartado fuera de la ventana de 24 horas sale por una plantilla aprobada, que heysteff exige antes de activar los apartados. Más en cómo cotizar por WhatsApp con IA.
Cero dobles reservas, también con dos chats al mismo tiempo
Cada vez que algo ocupa una fecha (un apartado del agente, una reserva del equipo, una importación) se toma un candado por tipo de unidad y, si hay tope diario, por día. Debajo, la base de datos rechaza que una misma unidad quede con dos bloqueos que se crucen, montaje y traslado incluidos. Una cotización no ocupa: solo un apartado o una reserva confirmada. Lo explicamos paso a paso en cómo evitar dobles reservas.
Calendario, ficha, cobros pendientes y lista
La vista del día pone una fila por unidad con montaje y traslado marcados, y una tarjeta por reserva. La ficha reúne cliente, evento, cotizaciones, pagos (monto, medio y comprobante), checklist y un acceso al chat. La pestaña «Lista» busca por nombre, teléfono, correo, lugar o comuna, y exporta a CSV hasta 5.000 filas. Los cambios de estado de una reserva (cotizada, apartada, confirmada, cancelada) pueden mover la conversación en el embudo de ventas o disparar un flujo.
Puedes importar como carga inicial los eventos que ya tengas en un calendario de agendamiento de heysteff, y configurar todo el módulo desde el servidor MCP.
Lo que todavía no hace
Para que sepas qué esperar: la app móvil aún no tiene pantallas de Reservas (se gestionan desde el panel web), no genera un PDF propio por reserva y hoy cada reserva es de un solo día. El cobro del abono no está atado a la reserva: puedes enviar un link con cobrar por WhatsApp, pero la confirmación la hace tu equipo al registrar el pago.
Preguntas frecuentes
¿Qué software uso para arrendar cabinas de fotos, salones o equipos por fecha?
Un sistema de reservas por unidad y fecha, no un calendario de citas. En heysteff ese es el módulo Reservas: inventario por tipo de unidad, franjas, montaje y traslado, precios por temporada y un agente de IA que cotiza y aparta por WhatsApp, Instagram, Messenger o Gmail.
¿En qué plan viene Reservas y cuánto cuesta?
Desde el plan Pro, que cuesta 299 USD/mes (239 USD/mes con pago anual), y también en Max, a 549 USD/mes. No está en Free ni en Starter. Además hay que activar el módulo Reservas en el espacio de trabajo. Detalle en precios.
¿Puede el agente de IA equivocarse en el precio de una cotización?
No puede inventarlo: el modelo nunca ve ni escribe montos. El total lo calcula el sistema con la temporada, los packs y los adicionales que configuraste, y si falta un precio la cotización no se crea.
¿El agente confirma la reserva?
No. El agente solo cotiza y, si lo activas, aparta la fecha por un plazo (48 horas por defecto). La confirmación la hace tu equipo al recibir el abono, indicando el monto real pagado.
¿Puedo importar mi calendario actual de eventos?
Sí, si tus eventos están en un calendario de agendamiento de heysteff: se importan como carga inicial, sin duplicar si repites la importación, y los días con más eventos que unidades quedan marcados en conflicto. No hay importación desde planillas por ahora.
◆ siguiente paso
Carga tus unidades y tus precios, y deja que Steff cotice y aparte fechas por ti.
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