cómo conectar tu ERP o CRM a un agente de IA.
heysteff es la plataforma de IA para atención al cliente y ventas por WhatsApp, Instagram, Messenger, Gmail y Shopify; Steff es el agente de IA que la opera. Esta guía es para quien usa un sistema propio o poco común (ERP, CRM, sistema de inventario) y quiere que el agente conteste con datos reales de ese sistema, sin depender de una integración nativa que quizás no existe todavía.
◆ requisitos previos
Acceso de administrador al workspace de heysteff, y que tu ERP o CRM exponga (o pueda exponer) una API HTTP o reciba webhooks — no necesitas que sea un sistema popular, solo que hable HTTP. Idealmente, alguien con conocimiento técnico del sistema a conectar para definir el endpoint y sus parámetros.
Paso 1: Identifica los datos que el agente necesita
Antes de tocar nada técnico, define qué preguntas debería poder responder el agente con datos de tu ERP o CRM: ¿hay stock de este producto?, ¿en qué estado está mi pedido?, ¿cuál es el historial de compras de este cliente? Cuanto más específica la lista, más simple queda el diseño de la tool en el paso siguiente.
Paso 2: Expón o reutiliza endpoints HTTP
Si tu sistema ya tiene una API HTTP, revisa si alguno de sus endpoints devuelve los datos que necesitas — muchas veces no hace falta construir nada nuevo. Si no la tiene, hay que exponer uno, o usar webhooks para que tu sistema le avise a heysteff cuando algo cambia (por ejemplo, un pedido que pasa a "enviado"). El requisito no es "que sea un sistema conocido" — heysteff se conecta a cualquier sistema que hable HTTP, sea un ERP, un CRM a medida o una hoja de cálculo detrás de una API simple.
Paso 3: Crea el tool custom (nombre, descripción, parámetros)
Dentro de heysteff, crea la tool con un nombre claro, una descripción de qué hace y en qué situación debe usarse, y los parámetros que necesita recibir (por ejemplo, un número de pedido o el RUT del cliente). Esta descripción es lo que el agente lee para decidir cuándo llamarla dentro de una conversación real — mientras más precisa, menos probabilidad de que la use donde no corresponde.
Paso 4: Prueba en el playground
Antes de dejarla activa para clientes reales, simula en el entorno de prueba las preguntas típicas que deberían disparar la tool. Confirma que el agente la llama en el momento correcto, que los parámetros que envía son los esperados, y que la respuesta que arma con esos datos suena natural y no como un volcado técnico.
Paso 5: Limita permisos y audita
Restringe qué puede hacer cada tool custom al mínimo necesario (por ejemplo, que solo pueda leer stock y no modificar precios), y revisa el registro de auditoría del workspace para ver cuándo se llamó, con qué parámetros y qué devolvió. Es la misma disciplina de roles y permisos que aplica al resto del workspace, extendida a lo que el agente puede tocar de tus sistemas externos.
Integraciones nativas vs. tools custom
Para sistemas comunes de ecommerce y CRM, heysteff ya trae integraciones nativas: Shopify, WooCommerce, TiendaNube, HubSpot y Defontana no requieren este proceso de tool custom — se conectan directo. El constructor de tools por API HTTP y webhooks es para todo lo demás: tu ERP propio, tu sistema de inventario a medida, o cualquier plataforma que no tenga integración nativa todavía. La cantidad de tools custom disponibles depende del plan: 3 en Starter, 10 en Pro, ilimitadas en Max.
Preguntas frecuentes
¿Necesito saber programar para crear una tool custom?
Necesitas que tu sistema ya exponga (o alguien pueda exponer) un endpoint HTTP; la configuración de la tool dentro de heysteff en sí es por formulario, sin escribir código en la plataforma.
¿Cuántas tools custom puedo tener?
Depende del plan: 3 en Starter, 10 en Pro, ilimitadas en Max.
¿Y si mi sistema es muy poco común, casi artesanal?
Mientras exponga una API HTTP o reciba webhooks, se puede conectar. No hace falta que sea una plataforma conocida.
◆ siguiente paso
Conecta tu ERP o CRM y deja que Steff responda con datos reales de tu negocio.