cómo agendar citas por WhatsApp con Google Calendar.
heysteff es la plataforma de IA para atención al cliente y ventas por WhatsApp, Instagram, Messenger, Gmail y Shopify; Steff es el agente de IA que la opera. Esta guía es para negocios de servicios que quieren que el cliente reserve, reagende o cancele su cita dentro del mismo chat de WhatsApp, sin salir a un formulario aparte y sin que el equipo tenga que revisar el calendario a mano.
◆ requisitos previos
Un canal de WhatsApp conectado en tu workspace, una cuenta de Google Calendar (opcional pero recomendada para sincronizar), y claridad sobre tus horarios de atención y duración estándar de cada cita.
Paso 1: Crea el calendario y su disponibilidad
Desde el módulo de agendamiento, crea un calendario y define su disponibilidad: días y horas en que se pueden reservar citas, duración estándar de cada bloque y el máximo de citas por día si necesitas ese límite. El número de calendarios disponibles depende del plan — desde 1 en Starter hasta agendamiento ilimitado en Max.
Paso 2: Conecta Google Calendar (OAuth)
Autoriza la conexión con tu cuenta de Google Calendar. Con la sincronización activa, los horarios que ya tienes ocupados en Google Calendar bloquean automáticamente esos mismos horarios para las nuevas reservas por WhatsApp, y cada cita que se agenda desde el chat aparece también en tu Google Calendar. Si Google no responde en el momento, el sistema no bloquea la reserva por eso — prioriza que la cita se agende igual.
Paso 3: Activa las tools de agendamiento del agente
En cuanto hay un calendario activo, el agente monta automáticamente las herramientas para ofrecer horarios disponibles, agendar, reagendar y cancelar citas, todo dentro de la conversación de WhatsApp. El cliente no necesita salir del chat ni llenar un formulario aparte — pide una cita, el agente ofrece horarios reales y confirma.
Paso 4: Configura los recordatorios
Define los recordatorios automáticos que se envían antes de la cita. Si el cliente sigue dentro de la ventana de 24 horas de WhatsApp, el recordatorio sale como un mensaje directo de la conversación; si ya pasaron esas 24 horas, necesitas una plantilla HSM configurada en el calendario para poder avisarle igual, con la hora de la cita como dato del mensaje.
Paso 5: Mide los no-shows
Con el flujo corriendo, revisa cuántas citas se completan frente a cuántas terminan en no-show — el sistema puede marcar automáticamente una cita como "no show" o como completada según cuánto tiempo pasó sin actividad. Es el dato que te dice si necesitas ajustar el recordatorio, agregar uno más cercano a la hora de la cita, o revisar la duración de los bloques.
Recordatorios y plantillas fuera de la ventana de 24 horas
WhatsApp solo permite mensajes de conversación libre dentro de las 24 horas posteriores al último mensaje del cliente; pasado ese plazo, cualquier mensaje que tú inicies necesita una plantilla HSM aprobada por Meta. Por eso, si tu calendario tiene configurada una plantilla de recordatorio, el sistema la usa automáticamente cuando el recordatorio cae fuera de esa ventana, con la hora legible de la cita como parámetro del mensaje. Si no tienes plantilla configurada, el recordatorio simplemente no sale fuera de la ventana — vale la pena revisarlo si tus citas se agendan con mucha anticipación.
Preguntas frecuentes
¿Necesito Google Calendar obligatoriamente?
No, puedes agendar citas por WhatsApp sin conectar Google Calendar. La conexión es opcional y sirve para sincronizar disponibilidad en ambos sentidos si ya usas Google Calendar para tu equipo.
¿Qué pasa si dos clientes intentan reservar el mismo horario a la vez?
El sistema valida el cupo disponible al momento de confirmar y evita el doble booking, rechazando la reserva que llega después si el horario ya se ocupó.
¿Cuántos calendarios puedo tener?
Depende del plan: 1 en Starter, 5 en Pro, y agendamiento ilimitado en Max.
◆ siguiente paso
Conecta tu calendario y deja que Steff agende citas por WhatsApp por ti.